GDPR-policy – Trollrunans Samfällighetsförening
Från och med den 25 maj 2018 gäller dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protektion Regulation). Ersätter personuppgiftslagen, PUL. GDPR inkluderar samfällighetsföreningar och dess medlemmar.
Vi som styrelse vill därför informera våra medlemmar om vilka personuppgifter vi sparar, varför dessa sparas och hur länge.
Följande uppgifter finns i syfte att bedriva samfällighetsföreningens styrelseverksamhet.
- Medlemsregister
- Fastighetsregister
Ovanstående uppgifter finns på vår webb-sida, www.trollrunan.se. Endast styrelse och medlemmar har tillgång till uppgifterna. Användarnamn och lösenord krävs för att få tillgång till uppgifterna.
Nedanstående uppgifter lagras för att möjliggöra administration när fastighet byter ägare, för distribution av information samt övrigt föreningsarbete som till exempel städdagar. Uppgifterna sparas under tiden som respektive person är medlem i samfällighetsföreningen och raderas senast 3 månader efter utträde.
Samfällighetsföreningar är skyldiga att upprätta debiteringslängd enligt lagen om förvaltning av samfälligheter, SFL. Debiteringslängden innehåller fastighetsbeteckning och namn och adress på samtliga fastighetsägare. Dessa uppgifter hämtas och uppdateras från Lantmäteriet.
- Fastighetsbeteckning
- Namn på samtliga fastighetsägare, för- och efternamn
- Adress
- E-mailadress
Vid gemensamt mailutskick till flera medlemmar används funktionen bcc (blind carbon copy) så att ingen medlems E-mailadress sprids utan medgivande.
På föreningens webbplats publiceras namn, adress och telefonnummer till styrelsemedlemmar och namn och adress till medlemmar. I protokoll från årsmöten och styrelsemöten finns styrelse, valberedning och justerare namngivna.
Inga uppgifter samlas in om besökare på vår webbplats.
På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver eller som är nödvändigt för att föreningen skall kunna fullgöra sina skyldigheter.
Du som fastighetsägare har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar. Begäran skall göras skriftligt och vara undertecknad av dig.
Du ansvarar också för att dina personuppgifter hos oss är aktuella. Märker du att vi har felaktiga uppgifter har du rätt att begära att vi rättar sådana uppgifter.
Vänligen låt oss veta om samtycke till att föra dessa uppgifter inte föreligger.
Hör av er till styrelsen vid frågor.
Mvh
Styrelsen för Trollrunans samfällighetsförening